Énoncé de protection des renseignements personnels

Nous sommes fiers de démontrer l’importance que nous accordons à votre vie privée en adhérant aux lois et aux règlements sur la protection de la vie privée au Canada. Comme Mattr est une organisation nationale, le présent énoncé de protection des renseignements personnels est rédigé conformément aux normes établies par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et le règlement connexe, ainsi qu’aux lois et aux règlements provinciaux applicables en matière de protection de la vie privée, y compris la Personal Information Protection Act (Alberta), la Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique) et la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec).

Consultez le paragraphe 18 pour obtenir des détails sur le traitement des renseignements personnels en vertu du Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (Règlement 2016/679, le « RGPD ») et du RGPD du Royaume-Uni. Ce paragraphe est particulièrement pertinent pour les utilisateurs du site Web qui font affaire avec les entités de l’Union européenne ou du Royaume-Uni de Mattr ou qui veulent entrer en contact avec elles.

Il se peut que nous apportions parfois des modifications au présent énoncé de protection des renseignements personnels. L’énoncé est d’actualité à la date de dernière mise à jour qui apparaît dans le haut de la page. Nous gérerons vos renseignements personnels conformément à l’énoncé de protection des renseignements personnels en vertu duquel ils ont été recueillis et en vertu de notre Politique de confidentialité interne, sauf si vous nous autorisez à les traiter autrement. Le présent énoncé de protection des renseignements personnels s’applique à tout renseignement que nous recueillons ou recevons à votre sujet, de toute source.

L’énoncé de protection des renseignements personnels couvre les sujets suivants. Cliquez sur une question pour obtenir de plus amples renseignements.

1. À quelles sociétés s’applique le présent énoncé de protection des renseignements personnels?
Le présent énoncé de protection des renseignements personnels s’applique à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels par Mattr, ses divisions et ses sociétés affiliées.

2. Qu’entendez-vous par renseignements personnels?
Les renseignements personnels sont des renseignements qui vous identifient en tant qu’individu. Il peut s’agir de votre nom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre âge, votre sexe, votre état matrimonial, votre situation financière, votre numéro de carte de crédit et votre dossier de crédit. Cependant, en vertu du paragraphe 18, les renseignements personnels excluent votre nom, votre titre professionnel, l’adresse de votre travail, ainsi que votre numéro de téléphone et votre adresse courriel au travail à titre d’employé d’une organisation.

3. Comment recueillez-vous mes renseignements personnels?
Nous recueillerons toujours vos renseignements personnels par des moyens justes et légitimes (par exemple, lorsque vous remplissez un formulaire de rétroaction ou de communication sur nos sites Web). Nous pourrions recueillir vos renseignements personnels directement auprès de vous ou d’un tiers, si vous nous avez donné votre consentement ou si la loi le permet ou l’oblige.

4. Où stockez-vous mes renseignements personnels?
Nous conserverons les renseignements personnels que nous recueillons dans les bureaux de Mattr ou dans les bureaux de nos fournisseurs de services tiers, selon le cas.

5. Comment utilisez-vous mes renseignements personnels?
Dans tous les cas, nous déterminons le but pour lequel nous utilisons vos renseignements personnels au moment où nous les recueillons et obtenons votre consentement, au besoin, avant toute utilisation. Nous utilisons généralement vos renseignements personnels pour les fins suivantes (les « fins ») :

• pour répondre à des questions, des commentaires ou des préoccupations concernant Mattr;
• pour réviser tout renseignement sur un produit que nous vous avons précédemment fourni;
• pour vous informer de nos produits et services susceptibles de vous intéresser;
• pour obtenir des opinions et des commentaires au sujet des activités de Mattr;
• pour faire du recrutement au sein de Mattr;
• pour enquêter sur des revendications juridiques;
• pour administrer les sites Web de Mattr;
• pour des usages pour lesquels Mattr peut solliciter votre consentement à l’occasion;
• pour des usages autorisés ou requis par les lois applicables.

6. À qui communiquez-vous mes renseignements personnels?
Avant toute communication, nous déterminons à qui nous communiquons vos renseignements personnels et les fins au moment où nous les recueillons et obtenons votre consentement, s’il y a lieu. Par exemple, nous pourrions transférer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services externes avec qui nous avons des ententes contractuelles qui prévoient des normes de protection de la vie privée adéquates, lorsque ces fournisseurs nous aident à remplir nos fins (comme les fournisseurs offrant un soutien informatique, y compris le stockage ou le traitement de données).

Nonobstant ce qui précède, nous pourrions également communiquer vos renseignements personnels à un acquéreur dans le cadre d’une transaction pour la vente d’une partie ou de la totalité des activités commerciales de Mattr (dans ce cas, la nouvelle entité demeurera assujettie à la loi pour l’utilisation de vos renseignements personnels) ou aux fins permises ou exigées par les lois applicables.

De plus, nous pourrions transférer vos renseignements personnels à des tiers à l’extérieur du pays pour les fins indiquées ci-haut, notamment à des fournisseurs de services de stockage et de traitement contribuant à ces fins. Toutefois, sachez qu’une fois transférés à l’extérieur du pays, vos renseignements personnels sont soumis aux lois du pays où ils sont conservés et peuvent être communiqués par les gouvernements, les tribunaux ou les organismes d’application de la loi ou de réglementation de ce pays, conformément aux lois nationales.

7. Quand et comment obtenez-vous mon consentement?
Au besoin, nous demanderons votre consentement avant de recueillir vos renseignements personnels. Vous pouvez nous donner votre consentement de vive voix, par voie électronique ou à l’écrit. La nature du consentement dont nous avons besoin, qu’il soit explicite ou implicite, dépendra largement des règles applicables, du caractère délicat des renseignements personnels et des attentes raisonnables que vous pourriez avoir dans les circonstances.
En utilisant le site Web de Mattr ou celui de ses divisions ou sociétés affiliées, vous consentez à la collecte et à l’utilisation de vos renseignements personnels comme décrites ci-haut. S’il advient que Mattr modifie le présent énoncé de protection des renseignements personnels, les modifications seront publiées sur les sites Web concernés afin que vous demeuriez informé des renseignements personnels que nous recueillons et de la manière dont nous les utilisons. Si vous accédez à notre site Web ou à celui de nos divisions ou de nos sociétés affiliées après la modification du présent énoncé de protection des renseignements personnels, nous estimerons que vous acceptez l’énoncé et ses modifications.

8. Que faites-vous pour protéger mes renseignements personnels lorsque vous faites affaire avec vos sociétés affiliées et d’autres tiers?
Toutes nos sociétés affiliées et les tiers qui sont appelés à exécuter des services en notre nom et à qui vos renseignements personnels sont fournis sont obligés par contrat de respecter l’intention du présent énoncé de protection des renseignements personnels et de notre Politique de confidentialité et nos pratiques internes.

9. Pendant combien de temps allez-vous utiliser, communiquer ou conserver mes renseignements personnels?
Nous pourrions conserver vos renseignements personnels, vos correspondances ou vos commentaires dans un dossier personnel à votre nom. Nous utiliserons, communiquerons ou conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin de remplir les fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis, ainsi qu’aux fins permises ou exigées par les lois applicables.

10. Comment puis-je consulter mes renseignements personnels que vous avez recueillis, utilisés ou communiqués?
Si vous soumettez une demande à l’écrit pour consulter les renseignements personnels que nous avons recueillis, utilisés ou communiqués, nous vous fournirons ces renseignements dans la mesure requise par la loi. Nous vous fournirons les renseignements sous une forme généralement compréhensible et vous expliquerons tout code et abréviation.

11. Comment puis-je savoir que les renseignements personnels que vous avez à mon sujet sont exacts?
Nous veillons à ce que vos renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que possible. Nous ne mettrons pas systématiquement à jour vos renseignements personnels à moins que cela ne soit nécessaire.

12. Qu’arrive-t-il si les renseignements personnels que vous avez à mon sujet sont inexacts?
Vous pouvez à tout moment contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements personnels que nous conservons dans nos dossiers à votre sujet. Si vous parvenez à démontrer que vos renseignements personnels dans nos dossiers sont inexacts ou incomplets, nous y apporterons les corrections appropriées. S’il y a lieu, nous transmettrons les renseignements modifiés aux tiers qui ont accès à vos renseignements personnels.

13. Combien de jours vous faut-il pour répondre aux demandes écrites?
Nous nous efforcerons de répondre à chaque demande écrite au plus tard trente (30) jours après réception. Nous vous aviserons par écrit dans l’éventualité où nous ne sommes pas en mesure de respecter ce délai. Le cas échéant, vous avez le droit de déposer une plainte au commissariat fédéral à la protection de la vie privée.

14. Dois-je payer des frais pour obtenir de l’information sur mes renseignements personnels ou votre Politique de confidentialité et vos pratiques internes?
Nous ne vous imposerons aucuns frais pour accéder à vos renseignements personnels dans nos dossiers ou pour obtenir de l’information sur notre Politique de confidentialité ou nos pratiques internes sans d’abord vous fournir une estimation de ces coûts, s’il y en a.

15. Comment pouvez-vous savoir que c’est réellement moi qui demande mes renseignements personnels?
Nous pourrions exiger que vous nous fournissiez suffisamment de renseignements pour que nous soyons en mesure de vous renseigner sur l’existence, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels. L’information ainsi fournie servira à cette seule fin.

16. Quelles mesures de sécurité avez-vous mises en place pour protéger mes renseignements personnels?
Nous avons mis en œuvre des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. Seuls certains employés ont accès à vos renseignements personnels selon le principe d’accès sélectif, notamment ceux dont les fonctions nécessitent l’accès à de tels renseignements.

17. Mattr est-elle responsable des liens de tiers sur ses sites Web?
Non. Le site Web de Mattr et celui de ses divisions ou de ses sociétés affiliées peuvent contenir des liens de sites Web exploités par des tiers. Si vous cliquez sur un de ces liens, sachez que ces sites Web ont leur propre politique de confidentialité et leurs propres conditions. De plus, nous n’avons aucun contrôle sur les renseignements recueillis par ces sites et donc aucune responsabilité quant à la protection des renseignements que vous pourriez fournir sur ces sites.

18. Comment puis-je vous contacter pour demander l’accès à mes renseignements personnels ou me renseigner sur votre Politique de confidentialité et vos pratiques internes?
Les commentaires, les questions, les préoccupations ou les plaintes au sujet de vos renseignements personnels ou de notre Politique de confidentialité et de nos pratiques internes doivent être adressés à notre agent de protection de la vie privée.

Par écrit

Mattr Corp.

25 Bethridge Road
Toronto (Ontario)
CANADA
M9W 1M7

À l’attention de l’agent de protection de la vie privé e

Par courriel : privacy@mattr.com

19. Information sur le traitement des renseignements personnels en vertu du RGPD du Royaume-Uni : Pour les usagers du site Web qui font affaire avec les entités de Mattr dans l’Espace économique européen (EEE) ou au Royaume-Uni ou qui veulent entrer en contact avec elles

Pour l’application du présent paragraphe, les renseignements personnels comprennent également les renseignements sur vous à titre d’employé d’une organisation (c.-à-d. des renseignements opérationnels), comme votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse courriel au travail et votre titre professionnel.

En cas d’écart entre les renseignements contenus dans le présent paragraphe et ceux contenus dans d’autres paragraphes, l’information du présent paragraphe prévaut.

Responsable du traitement des données

Aux fins de la gestion des demandes de communication, de la réponse à ces demandes ou de l’envoi de communications (de marketing), vos renseignements personnels seront également traités par l’entité locale compétente de Mattr dans l’Union européenne ou au Royaume-Uni. Cette condition s’applique surtout aux renseignements personnels indiqués dans les formulaires de communication que vous soumettez sur le site Web de Mattr ou sur celui de ses divisions ou de ses entités affiliées locales. Cette entité locale de Mattr est le responsable du traitement de vos renseignements personnels assujettis au RGPD.

Si vous avez des questions ou des plaintes à l’égard de l’utilisation de vos renseignements personnels ou si vous désirez obtenir de l’information sur le traitement de vos renseignements personnels par Mattr, écrivez-nous à l’adresse nicolas.vielliard@mattr.com.

Fondement juridique du traitement

Le traitement de vos renseignements personnels aux fins de la gestion des demandes de communication soumises sur nos sites Web et aux fins de l’envoi de sondages auprès de la clientèle est nécessaire afin de servir notre intérêt légitime à : i) gérer les demandes de communication et de renseignements et y répondre et ii) recueillir de la rétroaction sur nos produits et services, analyser la satisfaction de la clientèle et améliorer nos produits et services, respectivement.

Toutefois, pour vous envoyer des communications de marketing direct (y compris des invitations à des événements), nous avons besoin de votre consentement.

Transfert de renseignements personnels à des pays tiers (pays à l’extérieur de l’EEE et du Royaume-Uni)

Vos données personnelles sont stockées dans des lieux à l’intérieur et à l’extérieur de l’EEE et du Royaume-Uni.

Dans le cadre du transfert de vos renseignements personnels de l’EEE ou du Royaume-Uni à des pays externes, nous veillons à ce que des mesures de protection adéquates soient en place pour garantir la protection constante de vos données. Dans le cadre de transferts à partir de l’EEE, nous signons notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Dans le cadre de transferts à partir du Royaume-Uni, nous exécutons l’addenda du Royaume-Uni aux clauses contractuelles types de la Commission européenne ou l’International Data Transfer Agreement (entente de transfert international de données) du Royaume-Uni, selon la situation. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, cliquez ici. Pour vous renseigner sur l’addenda et l’entente de transfert du Royaume-Uni, cliquez ici (en anglais).

Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels recueillis ou traités dans l’EEE à nos entités affiliées au Royaume-Uni. La Commission européenne a déterminé que le Royaume-Uni offre un niveau adéquat de protection des données. Cliquez ici pour en savoir plus (en anglais). Cela signifie que si vos renseignements personnels sont transférés au Royaume-Uni, ils sont soumis à un niveau de protection semblable à celui de l’EEE, et, par conséquent, ils pourraient être communiqués sans que d’autres mesures de protection s’avèrent nécessaires.

Vos renseignements personnels pourraient également être retransférés à Mattr. La Commission européenne a déterminé que lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) s’applique, le Canada offre un niveau adéquat de protection des données. Cliquez ici pour en savoir plus. Cela signifie que si vos renseignements personnels sont transférés au Canada, ils sont soumis à un niveau de protection semblable à celui de l’EEE, et, par conséquent, ils pourraient être renvoyés à Mattr sans que d’autres mesures de protection s’avèrent nécessaires.

De même, le Royaume-Uni a déterminé que les États membres de l’EEE et le Canada (si la LPRPDE s’applique) sont des territoires adéquats, c’est-à-dire que les renseignements personnels peuvent être transférés du Royaume-Uni aux États membres de l’EEE et au Canada sans que d’autres mesures de protection s’avèrent nécessaires.

Vos droits relativement au traitement que nous faisons de vos renseignements personnels

En plus du droit d’accéder à vos renseignements personnels (paragraphe 10) et du droit de faire corriger vos renseignements personnels (paragraphe 12), vous avez : le droit à l’effacement de vos renseignements personnels, le droit à la restriction du traitement, le droit à la portabilité des données et le droit à l’opposition au traitement. La plupart de ces droits ne sont pas absolus et peuvent être soumis à des exemptions dans la loi.

Nous établissons plus en détail vos droits et vous donnons de l’information sur la manière de les exercer ci-dessous.

• Effacement : Vous avez le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos renseignements personnels dans certaines circonstances. Des exceptions peuvent justifier un refus de votre demande d’effacement, notamment si les renseignements personnels sont requis aux fins de conformité avec la loi ou d’enquête sur des revendications juridiques.
• Restriction : Vous avez le droit de nous demander de suspendre le traitement de certains de vos renseignements personnels, notamment si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
• Portabilité des données : Vous pouvez demander qu’une copie de certains de vos renseignements personnels soit transférée à vous ou à un tiers (s’il est techniquement possible de le faire). Vous avez le droit de demander que nous fournissions vos renseignements personnels dans un format facilement lisible à une autre société.
• Opposition : Vous pouvez vous opposer au traitement de vos renseignements personnels lorsque nous le faisons en fonction de notre intérêt légitime (ou celui d’un tiers). Toutefois, nous pourrions avoir le droit de poursuivre le traitement en fonction de nos intérêts légitimes. Pour ce qui est du traitement de vos renseignements personnels à des fins de marketing direct, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment. Nous arrêterons alors immédiatement de traiter vos renseignements personnels à ces fins.

Si vous avez consenti à ce que vos renseignements personnels soient traités dans une fin particulière (c.-à-d. pour recevoir des communications de marketing direct), vous avez le droit de retirer votre consentement à ce traitement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’annule pas la légitimité du traitement qui a été fait sur la base de votre consentement avant que vous le retiriez.

Si vous désirez exercer un de ces droits, communiquez avec nous par courriel à privacy@mattr.com. Vous pouvez également vous désabonner de nos communications de marketing direct en cliquant sur le lien à cet effet dans chaque communication.

Plaintes

Si vous désirez vous plaindre à propos de la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance de votre pays de résidence dans l’EEE ou au Royaume-Uni, du pays où vous travaillez ou du pays où vous alléguez que les lois applicables sur la protection des données ont été enfreintes.

Pour prendre connaissance des autorités de protection des données de l’Union européenne, cliquez ici (en anglais). Au Royaume-Uni, les plaintes doivent être adressées au Information Commissioner’s Office et peuvent être déposées au https://ico.org.uk/make-a-complaint/ (en anglais).